Organizar tu propio festival de música en un buen lugar, con buenos grupos y que sea éxito de gente. Suena realmente bien, pero quien opta por dar el paso, tiene mucha ilusión y quizás no toda la profesionalidad requerida. Algunos fracasan en el intento y otros no les sale muy bien. Se producen colas, servicios deficientes, previsiones erráticas o cancelaciones de última hora. Si queremos evitar este tipo de contratiempos hay que tener en cuenta los siguientes pasos:
¿Qué debemos tener en cuenta?
El concepto
Debemos primeramente tener claro el tipo de festival que se quiere celebrar. El estilo de la música, la ubicación o las fechas, son todas realmente importante. Hay que diferenciarse y evitar que puedan coincidir con otras citas que se puedan llevar a buena arte del público.
Presupuesto
Hay que mirar al milímetro los gastos que puede suponer la organización del festival. Factores como la contratación de lo artistas, alquilar el recinto, que esté adecuado a lo necesario, la producción a nivel técnico y logístico, solicitudes de documentación, permisos y la propia promoción que será necesaria para el festival.
Financiación
En cuanto sabemos lo que cuesta el proyecto, hay que saber si se puede pagar. Una de las principales fuentes de ingresos son las entradas, lo que hace que sea importante tener fijados los ticket que vamos a querer vender y el precio de los mismos. De esta manera se busca el equilibrio entre lo que demandan las cuentas de Excel y lo que el público va a querer pagar.
En el primero año suele ser complicado lograr patrocinios importantes, lo que hará que el promotor tenga que resignarse a asumir riesgos y prever la posibilidad de que se puedan cubrir pérdidas en caso de que el evento no vaya bien, sin olvidar de que va a tener que anticipar bastante dinero a proveedores y artistas.
Tramites legales
El papeleo da cierta pereza, es normal, de forma que cuánto antes presentemos toda la documentación que sea necesaria y pidamos los pertinentes permisos, mucho mejor.
Contratación de los artistas
Cuando hay que elegir el cartel que vamos a ofrecer al público, lo mejor es cerrarlo lo antes que se pueda, combinando artistas consagrados con los emergentes y dejando un hueco también para los locales.
Plan de marketing
Un festival que acaba de nacer no tiene marca y cuando la gente no te conoce, no se cumple la previsión de venta de entradas. Esta promoción debe ser planteada a medio plazo y aceptarla hasta que la marca se consolide no se van a obtener beneficios. Desconfía por tanto de los planes que aseguren la consolidación de una marca y el sold out en la edición primera o segunda.
La importancia de la puesta en escena
Ya se ha planeado todo y promocionado, es hora de la verdad. Una buena opción para tener la máxima seguridad de que el montaje va salir bien es optar por la contratación de una empresa externa que sea la que se encargue de tener listos todos los servicios, barras, baños y demás accesos. Optar por los proveedores y personal local a fin de que deje beneficios en la zona geográfica en la que se celebre dará una buena imagen.
Cancelaciones a última hora
Aunque sigas todos los pasos de la manera más profesional, es posible que no funcione. Aquí cancelar puede ser una opción, salvo a última hora. La cancelación en el último momento es una falta de respeto hacia el púbico, además de que las promotoras saben con bastantes días de antelación el ritmo de entradas que tienen.
La importancia del alojamiento cuando son varios días
Si se hace durante unos días un festival , puede merecer la pena dar diversas opciones, tanto campings, como hoteles o apartamentos turísticos. En el caso de estos últimos, Romer Playa en la zona de Denia, donde se celebran todos lo veranos una serie de conciertos y festivales es una buena opción para contar con apartamentos o alquileres vacacionales.
Lo bueno es que, al ser una empresa de la zona, son conocedores de los mejores apartamentos e incluso pueden tener en cartera alguno que pueda amoldarse más a las necesidades para quien va a estar solo varios días en la ciudad.
Seguro que al conocer tanto sobre la organización de un festival ya lo tienes más claro ¿no? Si te animas mucha suerte y no te olvides contar con un buen equipo.
